Reseersättning - beräkning och skatteregler

Vad är reseersättning?

Reseersättning är ekonomisk kompensation som ges för kostnader i samband med arbetsrelaterade resor, som transport och boende. I den här artikeln går vi igenom vad som ingår i ersättningen samt vilka regler och begränsningar som finns. Vi går även igenom hur man beräknar reseersättning.

Skillnaden mellan arbetsresor och tjänsteresor

Det finns två typer av resor som det går att få reseersättning för: tjänsteresor och arbetsresor. Dessutom kan vissa arbetsgivare erbjuda fria arbetsresor som jobbförmån. En arbetstagare kan även ha rätt till avdrag för hemresor om boendet är på en annan ort. Hur ersättningen ska begäras ut är bland annat en sak som skiljer dem åt. 

Reseersättning vid tjänsteresor

Enkelt uttryckt är reseersättning vid tjänsteresor en ekonomisk ersättning som arbetsgivaren kan betala ut till en anställd som har rest i tjänsten. Det finns regler för vilka typer av kostnader som ersättningen kan omfatta. Vanligtvis gäller den för:

1. Biljetter för flyg, tåg, buss och taxi
2. Boende under resan
3. Förtäring såsom frukost, lunch och middag
4. En del övriga kostnader som har direkt samband med resan

‍

Reseersättning vid arbetsresor

Vid arbetsresor betalas ingen ersättning ut från arbetsgivaren som vid tjänsteresor. Här handlar det i regel om ett skatteavdrag för resor till och från arbetet som privatpersoner får göra i deklarationen.

För olika färdmedel gäller varierande ersättningsbelopp, men de totala kostnaderna för resorna till och från arbetet under ett kalenderår måste överstiga 11 000 kronor (2024) för att skatteavdrag ska vara möjligt. Skatteverket justerar kontinuerligt riktbeloppet på sin hemsida.

De olika färdmedel som går att få avdrag för är:

1. Bil
2. Moped och motorcykel
3. Cykel
4. Färdtjänst och taxi
5. Kollektivtrafik
6. Flyg
7. Egen båt

Arbetsresor som jobbförmån

En del arbetsgivare betalar för arbetstagarens resor mellan bostaden och arbetsplatsen. Det är visserligen en form av arbetsresa, men eftersom det skattemässigt räknas som en förmån ska beloppet tas upp som lön i deklarationen. Sedan går det att göra skatteavdrag även på den summan, enligt gällande avdragsregler för arbetsresor.

Skulle fria arbetsresor vara den enda ersättning någon får för ett arbete så behöver inte summan tas upp som lön. Den är alltså skattefri. Om ersättningen däremot även omfattar exempelvis boende och förtäring ska skatt betalas på hela beloppet.

Det kan tilläggas att också kostnadsersättning för arbetsresor kan vara skattefritt om ingen annan ersättning eller förmån för arbetet utgår. Detsamma gäller om ersättningen inte är högre än de faktiska reseutgifterna eller om bensinersättning för resor med egen bil inte överstiger 18,50 kronor per mil (2024).

Avdrag för hemresor

Om arbetstagaren bor på en annan ort än arbetsplatsen kan det vara möjligt att få avdrag för resor till och från arbetet. Denna regel gäller inom hela EU- och EES-området samt i Schweiz. Det finns några grundkrav att följa gällande hemresor:

1. Avståndet mellan bostadsorten och orten där arbetsplatsen ligger ska överstiga 50 kilometer.
2. Man måste ha övernattat på arbetsorten.

‍

Villkor för reseersättning

För den som planerar att ta ut reseersättning är det bra att i förväg ta reda på exakt vilka regler som gäller i just det fallet. På Skatteverkets hemsida finns all information samt de digitala blanketter som behövs för att kunna begära ut ersättning. Det är också viktigt att ta reda på arbetsgivarens företagspolicy för reseersättning vid tjänsteresor.

En grundregel när det kommer till att begära reseersättning är att man behöver spara alla underlag och ha dokumentation för reseersättning som styrker utläggen. Det gäller alla former av arbetsresor och tjänsteresor.

På underlagen bör det stå datum och klockslag för kostnaden och det ska även framgå vem utlägget gäller för, om det till exempel handlar om en flygbiljett. Exempel på underlag kan vara:

1. Hotellräkning
2. Flygbiljett
3. Bensinkvitto
4. Restaurangkvitto

‍

Reseersättning för arbetsgivare

Arbetsgivaren kan bokföra milersättning, traktamenten och andra ersättningar skattefritt för kostnader om de inte överstiger gällande schablonbelopp. I annat fall räknas den överskjutande delen av ersättningen som lön och arbetsgivaren måste göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter i vanlig ordning.

Till skillnad från traktamenten, där ersättning kan utgå även för ökade kostnader under en tjänsteresa, utgår reseersättning i regel för de faktiska kostnaderna till det billigaste priset.

Skattefri reseersättning och avdrag

Det som sker när en arbetstagare gör ett avdrag för resor till och från arbetet i deklarationen, är att den inkomst som skatten beräknas på sänks. Vid redovisning av reseersättning i skattedeklarationen får man alltså inte avdrag på det belopp som det gjorts avdrag för.

Den som ansöker får sänkt beskattningsbar inkomst och därmed sänkt skatt i relation till hur hög skatten är och vilket skattetryck som är i beskattningskommunen. På Skatteverkets hemsida går det att få hjälp med att beräkna skatten.

En viktig förutsättning för att få skattefri milersättning är att ersättningen som begärs täcker de faktiska kostnaderna. Den ska dessutom stämma överens med arbetsgivarens riktlinjer och skatteregler för reseersättning.

Beräkna reseersättning

När det är dags att begära ut reseersättning är förfarandet olika beroende på vilken typ av ersättning som är aktuell.

Vad gäller tjänsteresor måste den anställda följa arbetsgivarens regelverk. En vanligt förekommande rutin är att beräkna och begära ersättning för sina utlägg i samband med den månatliga frånvarorapporten.

När det kommer till kilometerersättning och annan körersättning för arbetsresor till och från jobbet är det bra att först räkna samman de olika beloppen. Om olika transportmedel har använts så görs separata beräkningar som sedan summeras. För de olika transportmedlen gäller nämligen varierande avdragsbelopp.

‍

Begär reseersättning 

När du ansöker om reseersättning för arbetsresor från Skatteverket kan du följa dessa steg:

1. Om du begär körersättning - räkna ut avståndet och tidsvinsten. Beloppen hittar du på Skatteverkets hemsida.
2. Ta reda på avståndet mellan din bostad och din arbetsplats. För en del transportmedel krävs ett minimiavstånd.
3. Räkna ut antalet resdagar som du haft till jobbet.
4. För milersättning med tjänstebil eller eget fordon kan du använda Skatteverkets schablonbelopp som beräkningsunderlag. Du kan även dra av kostnaden för periodkort i kollektivtrafiken, över en viss summa.

‍

Mynt förenklar administrationen

Det kan verka snårigt att söka reseersättning för resor i arbetet, men om du håller dig till vissa grundregler som att alltid samla och spara alla kvitton och andra underlag för dina utlägg är det relativt enkelt. 

Om du har frågor kring hantering av reseutlägg är du alltid välkommen att höra av dig till oss på Mynt. Mynt erbjuder smarta företagskort och en förenklad hantering av utgifter som effektiviserar administrationen, speciellt användbart när det kommer till reseräkningar.

‍