Representation & avdrag - allt du behöver veta

Representation & avdrag - allt du behöver veta

En vanlig utgiftspost i ett företag är representation, men det är långt ifrån lätt att veta exakt hur det ska redovisas och bokföras. Utan kunskap om skattereglerna blir det administrativa arbetet definitivt en utmaning. I den här artikeln kommer vi att berätta mer om rapportering av representation i bokföring (se bokföringslagen) och hur skattereglerna ser ut. 

Vad innebär dessa utlägg i den praktiska arbetsvardagen? Hur räknar du skatt på representation och vilka kostnader är avdragsgilla? Här nedan ger vi dig svaren.

Vad är representation?

En enkel förklaring är att begreppet representation syftar till de omkostnader som uppkommer i samband med specifika delar av företagets kommunikation med externa kontakter. Det kan vara mat och restaurangbesök, men också övernattning på hotell eller teaterbiljetter. Dessutom kan det inkludera personalrelaterade utlägg, så som kostnader för verksamhetens kickoff eller en företagsfest.

Oavsett om du driver en enskild firma, aktiebolag eller handelsbolag är förutsättningarna för att göra avdrag detsamma: nämligen att representationskostnader ska ha en nära koppling till den dagliga verksamheten.

Sammantaget kan man också säga att representation har en betydande roll för verksamheten. Den syftar till att förbättra och bygga upp relationer både inom och utanför företagets väggar. Att ha bra koll på skatteregler för representation är därmed viktigt för att dra nytta av avdraget på rätt sätt.

Intern och extern representation

Det finns två olika benämningar för representationsutlägg, interna och externa. Intern representation syftar till de kostnader som uppkommer i samband med händelser inom företaget. Då är medarbetare involverade och det är utlägg som direkt berör den interna verksamheten.

Exempel på intern representation:

• Personalfester
• Personal- och styrelsemöten
• Bolagsstämmor

Extern representation omfattar istället kostnader som uppkommer när företagets medarbetare träffar kunder. Det kan också gälla möten med en affärspartner som har betydelse för företaget.

Exempel på extern representation:

• Produktpresentation för kunder
• Leverantörsmöte
• Möte med företagsjurist'

Regler och begränsningar för representation

För att bokföra representation på rätt sätt är det viktigt att känna till vilka regler som gäller. Det gynnar dessutom verksamheten om både företagsledning och medarbetare har bra kunskap om hur representation och avdrag fungerar i praktik och teori. Representation är positivt på flera plan, det främjar verksamheten samtidigt som företaget får pengar tillbaka på skatten.

Krav och dokumentation vid representation

För att styrka de kostnader som företaget redovisar i bokföringen kräver Skatteverket ett giltigt underlag. Det är i det här fallet en nota, faktura eller ett kvitto på utlägget som gjorts i samband med representationen.

Underlaget ska innehålla följande information:

1. Namn och roll i företaget.
2. Datum för representationstillfället.
3. Namn på företaget som står för representationen.
4. Syftet med representationen.

Lämnar företaget in en rapportering av bokföring med representation som post utan underlag, kommer Skatteverket inte att acceptera avdraget.

Representation och momsbefrielse

Företag kan göra momsavdrag och betala mindre i skatt på representation, men kostnaderna ska vara ett naturligt led i verksamheten. Det här kan göra att det blir komplicerat med representation och avdrag eftersom Skatteverket inte momsbefriar alla kostnader. Sedan 2017 är inte utlägg för lunch, middag eller finare supé avdragsgilla. 

Skatteregler för representation

Företagsrepresentation och skatt har däremot ett nära samband om det rör sig om en enkel fika, så låt oss börja med det exemplet: betalar företaget en kaffe och bulle får skatteavdrag göras såtillvida beloppet inte överstiger 60 kronor. Däremot är inte en middag ett giltigt avdrag för representation och kostnader i samband med den. Men här är det däremot möjligt att dra av momsen på upp till 300 kronor, exklusive moms per person. Avdraget för moms ska baseras på den kostnadsmässiga fördelningen mellan mat och dryck (alkohol).

För att göra bokföringen enklare väljer många företag att schablonberäkna avdrag för måltider. Det innebär att företaget får dra av 46 kronor per person om den totala notan inte överstiger de nämnda 300 kronorna, exklusive moms. Är notan på mer än 300 kronor kan inte företaget lyfta momsen över det beloppet. På Skatteverkets hemsida kan du enkelt räkna ut schablonskatten.

Rapportering av representation i bokföring

Om företaget har bjudit en kund eller affärspartner på kaffe är kostnaden alltså fullt avdragsgill och det går därmed att bokföra fika som representation. Är det totala beloppet 150 kronor med moms inkluderat, får företaget göra avdrag för hela momsen. Eftersom det är en tolvprocentssats blir summan då 18 kronor. Här är det viktigt att bokföra moms och kostnad på rätt konto.

Ett mer ambitiöst sätt att bygga upp goda affärsrelationer är att bjuda på ett teaterbesök eller kanske spela en runda golf. Den här typen av extern representation är avdragsgill. Men däremot ligger avdraget på ett underlag om 180 kronor exklusive moms per person.

Etiska riktlinjer vid representation

Företagsrepresentation är en naturlig del av många medarbetares arbetsvardag. Därför är det viktigt med riktlinjer som förklarar hur företagets anställda ska hantera utlägg för mat, dryck och gåvor. Det gäller för både medarbetare och arbetsgivare att förhålla sig till dessa utlägg på ett etiskt korrekt sätt. Alla köp bör vara grundade på ett gott omdöme med stor respekt för det egna ansvaret.

Några exempel på områden där det etiska omdömet är viktigt:

• Lyxbetonade köp
• Alkoholintag

Skatteverket beviljar inte avdrag för så kallad lyxbetonad representation. Det kan till exempel vara en specialarrangerad resa eller påkostad underhållning. Bjuder ett företag kunder på en lyxig kryssning är chansen mycket liten att Skatteverket godkänner avdrag på representationskostnader för resan. Företag bör även iaktta stor måttfullhet gällande alkohol i sina representationstillfällen. 

‍

Representation och marknadsföring - vad är skillnaden?

Vi har redan varit inne på komplexiteten med rapportering av representation i bokföring. Men begreppet kan också vara svårt att skilja från andra poster inom en verksamhet, till exempel marknadsföring.

En riktlinje är att aktiviteter som är riktade mot personer utan direkt koppling till företaget är marknadsföring. Kostnader för att ha ett informationsbord på stan är exempelvis marknadsföring. Betalar däremot företaget en fika med en redan befintlig kund som besöker informationsbordet, är det representation av kunder och tillika extern representation.

Smidig hantering av företagets utlägg

Det kan vara svårt att veta hur man bokför kostnader för representation men vi hoppas att du har fått en klarare bild av vad det innebär och hur det ska bokföras i verksamheten. Tänk dock på att hålla dig uppdaterad om reglerna, eftersom dessa kan ändras. 

För att enkelt hantera utlägg i företaget kan Mynts smarta företagskort med integrerad utgiftshantering vara ett bra alternativ. Dessutom sparas alla kvitton digitalt. Kontakta oss idag för att få veta mer om vårt erbjudande.