Fakturaguide: Alt du må vite

Hva er en faktura?

En faktura er et betalingskrav fra en selger til en kjøper. En faktura er et juridisk dokument som bekrefter en transaksjon og gir informasjon om hva som er kjøpt, prisen og hvordan og når betalingen skal skje. 

Fakturering brukes både i forretningssammenheng og ved privat handel når det er behov for dokumentasjon på salg og kjøp. 

Krav til faktura

Det finnes strenge regler for hva en faktura må inneholde. Dette er fordi den må oppfylle kravene til et salgs- og kjøpsdokument. Disse kravene inkluderer: 

• Selgers navn og organisasjonsnummer
• Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
• Beskrivelse av tjenesten eller varen
• Tidspunkt og sted for levering
• Total pris med mva eller andre utgifter
• Betalingsfrist og betalingsinformasjon
• Fakturanummer og dato

Fakturanummer

Som nevnt ovenfor, må en faktura inneholde et fakturanummer. Det må være unikt og følge en logisk sekvens. Fakturanummer er viktig så fakturaen kan spores og for å unngå dobbelfakturering. 

Fakturanummer kan genereres manuelt eller via et automatisk regnskapssystem. Det er vanlig å bruke en løpende nummerrekke, for eksempel 0001, 0002 osv. Det kan også være lurt å inkludere årstall eller en kode for å lettere identifisere kjøper.

Hva skjer hvis jeg fakturerer feil?

Feilfakturering kan føre til problemer for både kjøper og selger. Hvis du oppdager en feil, er det viktig å rette opp dette med en gang. Det er ikke lov å slette en faktura. I stedet må man utstede en kreditnota. 

En kreditnota er et dokument som annullerer en faktura du har sendt ut. Ved å annullere den, kan du sende ut en ny faktura. Hva er egentlig en kreditnota og hvordan lager man en? Les mer her. 

Integrere faktura i regnskapet

For å sikre korrekt bokføring, må fakturaer registreres og arkiveres. Dette kan gjøres manuelt ved å føre inn fakturadata i regnskapet, eller automatisk ved hjelp av et regnskapssystem. 

Tips for enklere fakturahåndtering

• Automatiser prosessen: Bruk regnskapssystemer som automatisk sender ut og registrerer fakturaer.
• Sett opp varslinger: Konfigurer påminnelser for forfalte fakturaer slik at du kan følge opp med kunder som ikke betaler i tide.
• Bruk fakturamaler: Opprett standardiserte maler for å sikre at alle nødvendige opplysninger er inkludert. Det finnes også flere regnskapssystemer som kan generere faktura for deg.
• Nummerer systematisk: Følg en konsekvent fakturanummering. 
• Tilby flere betalingsmetoder: Gjør det enklere for kunder å betale ved å tilby flere betalingsalternativer.