Arbeidsgiverveiledning til hjemmekontor

Fordeler med hjemmekontor

Å jobbe på hjemmekontor har flere fordeler, både for ansatte og arbeidsgivere. For ansatte kan det gi økt fleksibilitet, en bedre balanse mellom arbeid og privatliv, og du trenger ikke å bruke timer på å pendle.

For arbeidsgiveren kan det redusere driftskostnadene, for eksempel kontorleie og utstyr. Det kan også føre til mer fornøyde ansatte og kan gjøre det lettere å tiltrekke seg nye ansatte.

Hjemmekontorregler

Når ansatte jobber hjemmefra permanent, er det flere regler som arbeidsgiveren må håndtere. Hjemmekontorforskriften peker blant annet på:

• Skriftlig avtale: Det kreves å inngå en skriftlig avtale som regulerer hjemmekontorordningen. Denne avtalen skal inneholde opplysninger om arbeidstid, tilgjengelighet, eierskap til utstyr og arbeidsmengde.
  
  
• Begrenset tilgang: Arbeidsgiveren og vergemyndigheten kan ikke inspisere hjemmekontoret uten samtykke fra den ansatte.
  
  
• Intern kontroll: Arbeidsgivere må inkludere hjemmekontorordninger i sine interne kontrollsystemer for helse, miljø og sikkerhet (HMS). Hjemmekontoret bør være en del av systemet for å sikre at arbeidsmiljøet er forsvarlig.
  
  
• Unntak: Forskriften gjelder ikke kortsiktig eller sporadisk hjemmearbeid, med mindre dette er den eneste formen for arbeid. For kortsiktig hjemmekontorarbeid er det ikke nødvendig med skriftlig avtale.
  
  
• Tilsyn: Arbeidstilsynet fører tilsyn med, men har ikke lov til å inspisere arbeidernes hjem uten avtale. Brudd på regelverket kan føre til straff etter arbeidsmiljøloven.

Råd til arbeidsgiver

For å sikre at hjemmekontorordningen fungerer optimalt for begge parter, er det viktig at du som arbeidsgiver betaler noe vederlag i tillegg til det som kreves av loven. Her er noen nyttige råd:

1. Sett klare forventninger: Definer arbeidstid, tilgjengelighet og mål for arbeidsoppgaver. Det er viktig at ansatte har en klar forståelse av hva som forventes.
2. Balanse mellom arbeid og privatliv: Oppfordre ansatte til å sette klare grenser for arbeidstiden og ta regelmessige pauser for å unngå å bli utbrent.
3. Gi nødvendig utstyr: Sørg for at dine ansatte har tilgang til riktig teknologi, utstyr og andre ting som kan være nødvendig for å jobbe effektivt og komfortabelt hjemmefra.
4. Fremme sosialt fellesskap og samarbeid: Opprett virtuelle møterom og teamaktiviteter for å opprettholde et sterkt arbeidsmiljø.
5. Gi veiledning om ergonomi på arbeidsplassen: Hjelp ansatte med å sette opp et funksjonelt og komfortabelt arbeidsområde. Dette bidrar til å forhindre helseproblemer som kan oppstå ved langvarig hjemmearbeid.

Skatt og godtgjørelse

Arbeidsgiveren kan dekke kostnader for ansatte som har et rom i hjemmet som bare brukes som hjemmekontor. Dette kan gjøres gjennom en skattefri hjemmekontorgodtgjørelse på NOK 2 192 årlig, eller ved å dekke faktiske kostnader som husleie, strøm og forsikring knyttet til hjemmekontoret.

Når arbeidsgiveren gir ansatte utstyr til hjemmekontoret, kan dette skje uten at det blir beskattet, så lenge utstyret primært brukes til arbeidsformål. I tillegg kan arbeidsgivere benytte seg av gavereglene og gi ansatte skattefrie gaver til hjemmekontoret, med en årlig grense på 5 000 kroner.

Hjemmekontor i utlandet

Ansatte som ønsker å jobbe fra utlandet må ha arbeidsgiverens tillatelse. Ved opphold lengre enn én måned skal det inngås skriftlig avtale om varighet, lønn og andre relevante vilkår.

De fleste land har egne skatte- og oppholdsregler. Generelt er korte opphold greit, men for lengre perioder kan ansatte være skattepliktige i det aktuelle landet. Det er derfor viktig å sjekke lokale skatteregler og trygderettigheter for å unngå uforutsette kostnader.

‍