Tjänsteresa - vad man ska tänka på

Är det dags att åka på en tjänsteresa?

Resor i tjänsten är vanligt förekommande både för möten men också för spännande och inspirerande konferenser. Om du äger en startup så ser du säkert fram emot event som till exempel ALPHA, Slush eller liknande. Nedan finns det några viktiga punkter att hålla koll på när du är ute och reser.

Klimatet i åtanke - res fossilfritt

Om man inte ska resa en speciellt lång sträcka och vill vara snäll mot klimatet så kan man resa med tåg. I samband med att allt fler hemestrat under pandemin så har tågresor blivit allt vanligare, vilket också är ett bra alternativ mot flyg om man vill tänka klimatsmart.

Pass & visum

Kanske en självklarhet, men lätt att glömma. Se till att ditt pass är aktuellt innan du reser - alternativt skaffa ett provisoriskt pass i anslutning till flygplatsen. Kolla också om landet du ska till kräver ett visum.

Vaccination

De flesta vid det här laget är redan vaccinerade mot COVID, men det finns olika bestämmelser beroende på vilket land du ska till - vissa länder kräver att du tagit ett specifikt antal doser för att komma in i landet. På Utrikesdepartementets hemsida kan du läsa mer om vad som gäller när du reser under pandemin.

Glöm inte bort reseräkningen

När man som anställd eller delägare har varit ute på en tjänsteresa så kan man få skattefri ersättning av företaget för alla utlägg förknippade med resan. Då gör man en så kallad reseräkning som fungerar som ett underlag för detta. I reseräkningen så ska alla utlägg kopplade till resan finnas med - det kan handla om kostnader för transport, boende och mat.

Vad ska räkningen innehålla?

En reseräkning ska innehålla all information som anses viktig för syftet - den ska helst innehålla namn på den anställde, syftet med tjänsteresan, resmål samt datumen för avresa och hemkomst. Det är den anställde som skriver reseräkningen. Man måste även bifoga fakturor och kvitton till reseräkningen för att utgifterna skall kunna verifieras och bokföras.

Traktamente

Traktamente är den ersättning som du som anställd får av din arbetsgivare när du varit ute på en tjänsteresa. Traktamentet ska täcka de ökade levnadskostnaderna under tjänsteresan, det vill säga utgifter för logi, högre måltidskostnader än vanligt och diverse småutgifter kopplade till resan. Traktamente kan vara både skattepliktigt och skattefritt. Ett traktamente är skattefritt när tjänsteresan inkluderar övernattning. För en anställd sker oftast utbetalningen av kostnadsersättning i samband med löneutbetalningen.

‍