Enkel reseräkning för företagare & anställda - appar & mallar

Anställda som gör resor i tjänsten har rätt att få ersättning för sina resekostnader. En reseräkning fungerar som ett underlag som bekräftar reseutlägg. Här kan du läsa mer om hur en reseräkning ska skrivas, vilka regler som gäller och mycket mer.

Vad är en reseräkning?

Vid tjänsteresor ska anställda lämna in en reseräkning för att få ersättning för sina resekostnader. Tjänsteresor avser resor som görs på arbetsgivarens uppdrag. Reseräkningen täcker endast kostnader för resor till andra platser än den vanliga arbetsplatsen.

Reseräkningen säkerställer att den anställda får rätt ersättning för sina kostnader. Hur stor ekonomisk ersättning som arbetstagaren kan få för en tjänsteresa beror på olika faktorer, som exempelvis antalet resdagar.

Vad en reseräkning ska innehålla

För att kunna uppvisa korrekta uppgifter till Skatteverket är det viktigt att reseräkningen är ifylld på rätt sätt. Ansvaret att fylla i reseräkningen så att all information finns med ligger på den anställda, även om uppgifterna alltid kontrolleras innan attestering.

En reseräkning bör innehålla följande information:

• Anställningsnummer
• Namn på den anställde
• Datum för både avresa och hemkomst
• Start och slutdestination för resan
• Tjänsteresans syfte
• Avdelning eller kostnadsställe
• Kvitton som styrker kostnader kopplade till tjänsteresan

Milersättning i reseräkning

Tänk på att en anställd som använder antingen en förmånsbil eller privat bil ska ta upp milersättning i sin reseräkning. För någon som ofta gör tjänsteresor med bil som färdmedel rekommenderas det att föra körjournal. En sådan gör det enklare att både redovisa och hålla koll på hur mycket en anställd har kört i tjänsten.

En körjournal är också till stor hjälp vid kontakt med Skatteverket. Den fungerar då som ett bevis på hur mycket en anställd har kört i tjänsten och på så sätt kan restskatt undvikas.

Redovisning och utbetalning av resekostnader

Kostnader och utlägg för en tjänsteresa ska omgående redovisas i en reseräkning. Därför är det bra om en anställd har för vana att skriva reseräkning i direkt anslutning till resans avslut.

Det finns inga lagstadgade regler för när en anställd måste lämna in en reseräkning, så därför kan reglerna skilja sig åt mellan olika företag och organisationer. Detsamma gäller även för när kostnader som blivit specificerade i en reseräkning betalas ut som ersättning. Generellt gäller dock att arbetsgivaren täcker den anställdes kostnader i nära samband med tjänsteresan.

Den ekonomiska ersättning som en arbetsgivare betalar ut för resekostnader kan vara i form av exempelvis traktamente och milersättning.

Skapa och hantera reseräkningar

En reseräkning kan skapas digitalt eller på papper. Viktigt är att all nödvändig information finns med. Företag kan med fördel använda färdiga lösningar som Fortnox, Visma, Agda eller Hogia för att enkelt skapa reseräkningar.  Ett annat hjälpmedel är Flex reseräkning som bland annat omfattar verktyg som färdiga mallar för reseräkning och körjournal. Detta förenklar dokumentationen och processen för att fylla i och godkänna reseräkningar, vilket är fördelaktigt för företag med frekventa tjänsteresor.

Mall för att skriva reseräkning

Reseräkningens format spelar mindre roll. Den kan skapas som ett Office-dokument eller via en app för reseräkning. Använd gärna färdiga mallar för att säkerställa att all nödvändig information finns med och för att effektivisera processen.

Det kan vara en fördel att använda en färdig reseräkningsmall för att vara säker på att all nödvändig information kommer med i reseräkningen. En färdig mall kommer även att snabba på processen med att fylla i och attestera reseräkningen, vilket är till fördel inom verksamheter där tjänsteresor sker ofta.

En reseräkning ska alltid sparas

En ifylld reseräkning lämnas sedan över för attestering av ansvarig på företagets ekonomiavdelning eller HR-avdelning. Reseräkningen med tillhörande kvitton ska alltid sparas. Den utgör både ett underlag för bokföring samt är ett dokument som i kontakt med Skatteverket styrker den anställdes rätt till avdragsgill ekonomisk ersättning.

Regler och riktlinjer

De regler som finns att förhålla sig till är definierade av Skatteverket. Det finns en schablonmässig ersättningsnivå som en arbetsgivare kan betala ut helt skattefritt utifrån en reseräkning som underlag. Traktamente som ska täcka ökade levnadskostnader under en tjänsteresa är en typ av ersättning som behöver förhålla sig till Skatteverkets schablonbelopp.

Om det finns utgifter med i reseräkningen som överstiger schablonbeloppet kan en arbetsgivare fortfarande välja att betala ut full ersättning. Kom dock ihåg att den del som överstiger schablonbeloppet räknas som vanlig lön och är således skattepliktig.

Enklare bokföring av reseräkningar

Mynt erbjuder företagskort med integrerad utgiftshantering som gör bokföringen och hanteringen av reseutlägg betydligt smidigare. Genom smarta funktioner, såsom enkel kategorisering av kostnader, automatisk momsberäkning och digital kvittohantering, blir det lättare att skapa en reseräkning och få kontroll över företagets utgifter.

Källor

Skatteverket - Rättslig vägledning

Skatteverket - Rättslig vägledning artikel 2

Skatteverket - Bilförmån

Skatteverket - Bil och resekostnader

Skatteverket - Traktamente