Digitala kvitton - för smidigare kvittohantering

Digitala kvitton är en smartare, mer modern och miljövänlig lösning för att hantera kvitton. Istället för att samla på papperskvitton som lätt kan tappas bort eller bli svåra att läsa, kan du nu ta emot, spara och organisera dina kvitton digitalt. Detta kan göras på flera olika sätt, till exempel genom att använda en app eller ett webbaserat verktyg. Vi går igenom fördelarna med digitala kvitton och hur det fungerar i praktiken.

Vad är digitala kvitton?

Digitala kvitton, även kallade e-kvitton eller elektroniska kvitton, är en elektronisk version av ett vanligt papperskvitto. De fungerar som ett bevis på transaktionen och innehåller alla viktiga detaljer som en traditionell kvittens gör. Istället för att få en fysisk kopia av ditt kvitto när du handlar i butik eller tar emot en tjänst, skickas kvittot digitalt till en app eller din e-postadress. Skillnaden är helt enkelt att digitala kvitton skapas och hanteras på en dator eller mobil enhet, istället för på papper.

Det finns olika typer av digitala kvitton, men de vanligaste är:

• Skannade kvitton: En bild på ett papperskvitto som har skannats och omvandlats till en digital version. Många appar använder ofta optisk teckenigenkänning (OCR) för att läsa och tolka informationen på kvittot, vilket gör det enklare att organisera och söka efter senare.
• E-kvitton från företag: Många butikskedjor och e-handelsplattformar erbjuder möjligheten att skicka kvitton digitalt via e-post eller textmeddelande. Dessa kvitton kan sedan lagras på datorn eller i en molntjänst för framtida referens.
• Kvitton från betalningstjänster: Vissa betaltjänster som Swish och Klarna erbjuder dig möjligheten att spara kvitton digitalt i deras app eller på deras hemsida.

Fördelar med digitala kvitton

Att som företag gå över till att främst använda digitala kvitton har flera fördelar jämfört med traditionella papperskvitton. Här är några av de viktigaste:

• Miljövänligt: Genom att använda digitala kvitton minskar du din pappersförbrukning och därmed din miljöpåverkan. Detta är särskilt viktigt med tanke på de stora mängder papperskvitton som produceras varje dag.
• Sparar tid: Istället för att behöva spara och sortera papperskvitton manuellt, kan du enkelt organisera och söka efter digitala kvitton med hjälp av olika verktyg. Detta sparar tid och gör det lättare att hålla ordning på dina kvitton.
• Minskar risken för förlorade kvitton: Med digitala kvitton behöver du inte oroa dig för att tappa bort eller slarva bort dina kvitton. Du har alltid tillgång till dem genom din enhet eller det webbaserade verktyget du använder.
• Bättre överblick och kontroll: Genom att hålla koll på dina kvitton digitalt kan du få en bättre överblick över dina utgifter och enkelt se vilka köp som gjorts - vilket är särskilt fördelaktigt för företagare och redovisningsexperter som snabbt behöver hitta specifika kvitton inför bokföring eller revision. Det blir även lättare att hålla koll på vilka leverantörer som man handlar från och vilka kostnader som är mest frekventa, vilket kan hjälpa till att effektivisera inköpsprocessen.

Så kan du spara dina kvitton digitalt

Det finns olika sätt att hantera och lagra digitala kvitton, beroende på vad som passar dig bäst. Här är några vanliga metoder:

• Använd en app: Det finns många appar tillgängliga som kan hjälpa dig att ta emot, spara och organisera dina digitala kvitton. Vissa appar är kopplade till din bank eller butiker där du handlar regelbundet, medan andra fungerar som ett fristående verktyg där du kan ladda upp bilder av dina kvitton.
• Skicka e-post till dig själv: Om du inte vill använda en app, kan du skicka e-post till dig själv med bilder eller PDF-filer av dina kvitton. Detta gör det enkelt att spara kvitton i en särskild mapp och hålla dem organiserade.
• Använd ett webbaserat verktyg: Det finns också olika webbaserade verktyg som kan hjälpa dig att hantera dina digitala kvitton. Dessa kan vara användbara om du vill ha tillgång till dina kvitton från olika enheter eller dela dem med andra.

När det kommer till organisering av digitala kvitton finns det också flera alternativ. En del appar och tjänster har inbyggda funktioner för att sortera och kategorisera dina kvitton, medan andra tillåter dig att skapa egna mappar och taggar för att hålla ordning på dem. Med ett företagskort från Mynt adderas också möjligheten att skicka kvittot rätt in i bokföringen.

Vad säger lagen om lagring av digitala kvitton?

Från 1 juli 2024 gäller nya kvittolagen och då slipper du spara såväl digitala- som papperskvitton så länge du har digitaliserat kvittot till din bokföring.

Säkerhet och integritet

Säkerheten och skyddet av företagets data är alltid en viktig faktor att ta hänsyn till vid användning av digitala verktyg. När det gäller digitala kvitton, se till att välja en pålitlig leverantör som erbjuder säker lagring och överföring av data. Det är också viktigt att ha tydliga rutiner för åtkomst och hantering av dina digitala kvitton, så att endast auktoriserade personer har tillgång till dem. Dessutom bör du se till att eventuella integreringar med andra system är säkra och uppfyller ditt företags dataskyddspolicy.

Smart kvittohantering med Mynts företagskort

Genom att digitalisera kvitton kan data automatiskt extraheras, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning och sparar värdefull arbetstid. Denna automatisering minskar även risken för mänskliga fel, vilket leder till noggrannare och mer tillförlitlig bokföring. Dessutom erbjuder många system för digitala kvitton integration med befintliga bokföringsprogram, vilket ytterligare förenklar och effektiviserar bokföringsprocessen.