Bokföringslagen (1999:1078) - syfte och tillämpning

Den svenska bokföringslagen 1999 1078 reglerar hur en verksamhets bokföring ska upprättas. Här kan du läsa om krav och reglering utifrån lagen samt tillämpning och påföljder vid brott mot denna.

Syfte med bokföringslagen

Lagen om bokföring har som syfte att vägleda företag om vad som gäller för bokföringsplikten, genom att ange bokföringens krav och regler. Bokföringslagen är en så kallad ramlagstiftning, vilket innebär att reglerna är generella och begränsade enligt mer allmänna principer.

Genom att komplettera lagen med normgivning och praxis kan den besvara många olika frågor inom redovisningsområdet, utan att lagen blir för omfattande men samtidigt uppfyller god redovisningssed. Normgivningen är bland annat allmänna råd och rekommendationer från Finansinspektioner, Bokföringsnämnden eller branschorganisationer.

De grundläggande kraven

Det finns några angivna, grundläggande krav enligt bokföringslagen som gäller både manuell och datorbaserad redovisning.

Sambandskravet – bokföringssystemet ska vara överskådligt där alla affärshändelser ska kunna följas.

Fullständighetskravet – alla affärshändelser och övriga bokföringsposter ska bokföras löpande, där samtliga har en verifikation.

Åtkomstkravet – förklaras i arkiveringsbestämmelserna där räkenskaperna ska arkiveras inom landet, i korrekt ordning och på ett säkert sätt, samt hur uppgifter får överföras. Det ska även vara läsbart.

Bevarandekravet - bokföringen ska vara säkert bevarad och samtliga registrerade bokföringsuppgifter ska vara beständiga. Även system och maskinutrustning ska bevaras för att räkenskapsinformation ska finnas tillgängligt i läsbart skick. Med den nya kvittolagen förändrades dock bevarandekravet av kvitton och papperskvitton kan kastas om de digitaliseras.

Hur bokföringslagen tillämpas

Bokföringslagen säger att fysiska personer med enskilda näringsverksamheter är bokföringsskyldiga. Aktiebolag, ekonomiska föreningar och handelsbolag har alltid bokföringsplikt. Det innebär att samtliga affärshändelser ska registreras i både en grundbok och en huvudbok samt på ett systematiskt sätt. Dessutom ska allt som bokförs kunna verifieras och sparas inom landet i 7 år.

Det finns dessutom krav på vilken information fakturan ska innehålla samt vid vilket tillfälle den ska bli bokförd. Lagen kräver även att du upprättar ett årsbokslut eller en årsredovisning.

Vad som ska bokföras är affärshändelser, vilket är allt som påverkar ekonomin i ett företag eller en verksamhet, såsom förändringar av tillgångar och skulder eller när det uppstår en inkomst eller utgift.

Varje bokförd affärshändelse kräver en verifikation, alltså en faktura eller ett kvitto. Det gäller även interna transaktioner, exempelvis avskrivningar av företagets inventarier. Även pengaförflyttningar inom företaget ska du bokföra och du ska kunna verifiera dem.

Undantag i bokföringslagen och specifika situationer

Det finns vissa undantag och särskilda situationer som är undantagna bokföringslagen, även om de är ganska få. Till exempel kan stiftelser, ideella föreningar, samfällighetsföreningar och registrerade trossamfund vara undantagna bokföringsplikten. Då kräver lagen att vissa villkor ska vara uppfyllda, såsom att tillgångarna är begränsade.

Ett annat undantag är om företaget hanterar kontanter och har ett certifierat kassaregister. Då behöver inte själva hanteringen av kontanterna bokföras. Även personer som hyr ut privatbostadsfastighet är undantagna.

Dessutom finns vissa undantag för transaktioner som inte är kontanta och där bokföringen kan senareläggas i ett visst antal dagar. Ofta rör det sig om mellan 50-60 dagar. Här kan det vara om den årliga omsättningen är högst en eller tre miljoner svenska kronor. Summan styr hur många dagar du får senarelägga bokföringen. Andra faktorer som kan styra är antalet verifikationer och affärshändelser samt transaktioner som är gränsöverskridande inom EU.

Vad säger bokföringslagen om arkivering?

Kort förklarat ska alla kvitton och fakturor sparas så som du tog emot dem. Det innebär att papperskvitton och digitala kvitton enligt bokföringslagen sparas som de är. Ett digitalt kvitto gäller inte om det bara finns en papperskopia av det och inte i digital form.

Om du skannar in ett papperskvitto eller papperskopia för arkivering måste du ändå spara båda. Enligt bokföringslagen gäller 7 år för den inskannade kopian och för originalet räcker det att du sparar det i tre år.

Tidigare krävde bokföringslagen arkivering i 10 år men det har alltså sänkts till 7 år enligt nya bokföringslagen. Nya lagen ändrade reglerna för att utöka möjligheterna att kunna både hantera och arkivera ekonomisk information elektroniskt.

Skillnaden mellan bokföringslagen och redovisningsregler

Regler och krav i bokföringslagen och reglerna för redovisning är inte samma sak. Som vi nämnt tidigare kräver bokföringslagen korrekt hantering av fakturor, kvitton och andra underlag som på något sätt påverkat företagets ekonomi. En utomstående ska kunna kontrollera att både giltigheten och resultaten som finns i bokföringen är korrekta.

Redovisningsreglerna är något bredare och innefattar mer än bara bokföringen. Det är även rapporter och underlag som du ska kunna redovisa om företaget använt dem för något beslut i verksamheten. Enligt regelverket är det dessutom redovisningen som du ska lämna in och kunna redovisa för myndigheter, såsom årsredovisningen och deklarationen.

Bokföringsbrott och vad bokföringslagen säger

Om en näringsidkare inte följer bokföringslagen kan det få ganska allvarliga konsekvenser, det vill säga att näringsidkare kan få straff för att han eller hon brustit i sin bokföringsskyldighet.

Exempel på olika bokföringsbrott är om du:

1. inte bokför affärshändelser
2. slänger kvitton och andra verifikationer
3. lämnar uppgifter som är oriktiga i bokföringen
4. inte upprättar årsredovisningen i exempelvis aktiebolag eller vissa stiftelser

Straffen för bokföringsbrott beror på om de är ringa, normalgradsbrott eller grovt bokföringsbrott.

1. Ringa brott - böter eller fängelse i högst sex månader
2. Normalgradsbrott - fängelse i högst två år
3. Grovt bokföringsbrott - fängelse i sex månader och upp till sex år

Vad som är ett krav för att kunna döma någon för bokföringsbrott är att brottet ska vara uppsåtligt eller att näringsidkaren utifrån oaktsamhet inte levt upp till bokföringsskyldigheten. I ett sådant fall går det inte att följa ett givet förlopp inom verksamheten, dess ekonomiska ställning och resultat. Därför är det viktigt att hålla bokföringen uppdaterad och korrekt.

Förenkla bokföringen med Mynts företagskort

Allt som kan hjälpa till att förenkla bokföringen är förstås välkommet. Eftersom bokföringsposter i ett bolag ska ske kontinuerligt kan det vara ganska tidskrävande om det finns många affärshändelser och transaktioner. Med Mynts företagskort får du både en enkel och effektiv lösning för hur du ska bokföra samtliga utlägg. Mynts företagskort är direkt kopplat till bokföringen vilket gör att utgifterna blir både registrerade och kategoriserade automatiskt och med det även momsberäkningen. Dessutom får du digital kvittohantering och full koll på dina utgifter i realtid. Gratis upp till 10 användare.

Källor

Skatteverket

‍Skatteverket

‍Ekobrott

Skatteverket

Björn Lunden

‍